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合同/标书评审、样品、记录控制（质量手册）
发布时间：
2016-05-30
来源：
——合同/标书评审、样品、记录控制 4.5.5.1本公司建立了《合同/标书评审控制程序》，对合同、标书进行识别和评审。该程序应确保：(1)对包括所用方法在内的要求应予充分规定，形成委托受理指导和参照性文件，并易于相关人员理解；(2)识别本公司是否具备了必要的资格、能力、资源，是否储备了必要的技能和专业技术来满足客户的要求；(3)选择适当的、能满足客户要求的检测方法，选择的方法应符合《方法的选择和确
——合同/标书评审、样品、记录控制
4.5.5.1本公司建立了《合同/标书评审控制程序》，对合同、标书进行识别和评审。该程序应确保：
(1)对包括所用方法在内的要求应予充分规定，形成委托受理指导和参照性文件，并易于相关人员理解；
(2)识别本公司是否具备了必要的资格、能力、资源，是否储备了必要的技能和专业技术来满足客户的要 求；
(3)选择适当的、能满足客户要求的检测方法，选择的方法应符合《方法的选择和确认程序》的要求；
(4)在受理时应考虑法律和时间安排等方面的影响，当客户的要求与合同有差异，应在工作开始之前得到解决。
(5)所有邀约内容必须转化成书面合同或委托书形式，合同应得到本公司和客户双方的签字盖章书面确认后才可开展工作。
4.5.5.2评审方式：
(1)常规例行简单的检测委托单，由技术负责人确认；检测业务室由检测业务室主任评审，技术负责人确认；
(2)归于检测业务室的业务合同由检测业务室主任评审，总经理确认；其他检测合同由技术负责人评审，总经理确认。对重复性例行检测，如客户要求不变，只须作初次评审即可。
(3)对于新的、复杂的、重大的检测项目合同/标书由总经理、技术负责人和质量负责人负责组织相关人员进行评审。
(4)投标项目由投标专员负责项目管理，配合项目负责人进行投标；招标文件内容以招标文件通知单进行评审后方能进行投标。
4.5.5.3内容评审
4.5.5.3.1合同内容评审至少应有以下内容：
(1)委托方信息/受检方信息，如：名称、地址；
(2)对样品的要求，如：对样品数量等、抽样要求、批次情况内容的确认；
(3)样品的状态，如：样品性状、容器包装的确认；
(4)检测项目；
(5)检测依据；
(6)异议处理；
(7)样品处理方式的约定；
(8)对报告发放方式、发放数量的确认；
(9)对整个合同其它内容和注意事项的确认，注意事项应保存包括任何重大变化在内的评审的记录(如分包等)；
(10)将双方权利和义务进行约定或告知；
(11)委托方对样品及其相关信息的真实性负责的约定。
4.5.5.3.2标书评审
(1)应保存包括任何重大变化在内的评审记录；
(2)投保文件执行期间，就招标文件与招标方、招标代理公司进行的任何讨论的有关记录，也应予以保存。
(3)当合同涉及到分包项目时，合同评审的内容应包括分包出去的所有工作。
4.5.5.4本公司合同内容评审的应用：
(1)在执行合同期间，与客户进行的任何关于合同内容的讨论记录，也应予以保存；
(2)由于客户原因需要对己经确认和执行的合同进行修改，则应记录这些要求，必要时应由客户提出书面修改申请；
(3)由于本公司的原因需要对合同己经约定的内容进行修改或执行中出现了偏离合同的活
动时，均应通知客户，得到客户的认可；
(4)工作开始后如果需要修改合同，应重复进行同样的合同评审过程，并将所有修改内容通知所有受到影响的人员。
4.5.5.5当客户委托的项目涉及到新项目、新方法、特殊要求时，为识别新项目、新方法、特殊要求在本公司能力范围内的满足能力，应对这些新项目、新方法、特殊要求的适用性评价进行策划。策划过程应确定以下内容：
(1)检验检测的质量目标和要求；
(2)针对检测确定过程、文件和资源的需求；
(3)检验检测所需求的验证、比对、监视和控制活动；
(4)为实现过程及其结果满足要求提供证据所需的记录。
4.5.5.6当识别到本公司有能力开展客户委托进行的检验检测项目或有能力使用新方法开展预期检验检测项目时，应在一个月内完成新项目验证评审活动和新方法时效性及适用性评价活动，并整理相关的材料按照《方法的选择和确认程序》及有关的文件要求报认证机构进行书面确认、备案或提出扩项申请。
支持性文件
——合同评审程序
——方法选择和确认程序
4.5.14总则
4.5.14.1记录是提供各项活动符合体系要求和证明管理体系有效运行的证据，对所有质量活动和检测过程的技术活动及时记录，保证记录信息的完整性、充分性、原始性、规范性和可追溯性，为检测过程提供客观证据。本机构建立了《记录控制程序》，对在固定设施内和固定设施外场所(检测现场)使用的质量记录和技术记录的识别、收集、索引、存取、存档、存放、维护等控制过程进行规定。
4.5.14.2记录的类型：
(1)质量记录，包括：内部审核报告和管理评审报告以及纠正措施和预防措施的记录；
(2)技术记录，包括：建立审核路径有关信息的记录、校准记录、员工记录、样品抽样记录、检测原始记录、结果报告或证书副本。
4.5.14.3应规定各类记录的保密权限、保存期和保存方式，防止损坏、变质、丢失。应规定记录的保存期。注：记录可存于任何媒体上，例如硬拷贝或电子媒体。
4.5.14.4所有记录应予安全保护和保密。
4.5.14.5本机构应有程序来保护和备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵入或修改。
4.5.14.6技术记录
4.5.14.6.1技术记录是进行检测所得数据和信息的积累，是表明检测是否达到规定质量或规定过程的过程参数及证据。
4.5.14.6.2技术记录的信息完整性要保证能通过记录识别不确定的影响因素，记录应包括负责抽样的人员、每项检测的操作人员和结果校核人员的标识、检测环境条件、检测所使用的检测设备名称及其唯一性编号、检测所依据的方法名称和编号、检测所设置的技术参数信息等。以确保检测活动在尽可能接近原条件的情况下能够过程重复。
4.5.14.6.3同批次和型号的样品在抽样封存或委托方送达本机构受理后不得对样品性状进行改变，不得更换其标识。复检样品应核对其是否与前次受检样品一致，并在技术记录中加以说明，并记录前次的检测结果。
4.5.14.6.4应对原始观察、导出资料和建立审核路径的充分信息的记录、检测记录、人员记录以及发出的每份结果报告对应的存档结果报告按本章要求的期限进行保存。
4.5.14.6.5技术记录的保存可以是纸质的或者是电子拷贝的，在通过测量系统直接记录原始信息的情况下，可以不保留原始观察记录。
4.5.14.6.6观察结果、数据和计算应在产生的当时予以记录或录入，并能按照特定任务分类识别。
4.5.14.6.7记录应清晰明了，不得随意涂改，必须修改时应采用杠改方法。当记录中出现错误时，每一错误应划改，不可擦涂掉，以免字迹模糊或消失，并将正确值填写在其旁边。对记录的所有改动应有改动人的签名或签名缩写或盖章。对电子存储的记录可以按《数据保护控制程序》要求采取同等措施，以避免原始数据的丢失或改动，保留修改痕迹。必要时，进行电子存储记录的存储介质更新，以保证存储信息能够读取。
4.5.14.7记录保存期限
4.5.14.7.1所有的质量记录至少保留6年，可根据具体情况执行在第二个认证年度结束时销毁上一认证年度形成的质量记录。
4.5.14.7.2与结果报告有关的原始观察、导出资料和建立审核路径的充分信息的记录、检测记录、人员记录等应至少保留6年；
4.5.14.7.3与发出的结果报告无关的技术记录可按质量记录的保存要求进行。
支持性文件
——记录控制程序
——数据保护控制程序
4.5.19抽样
4.5.19.1概述
应依据所抽样品的检测结果对整体工作做出判断，即抽样为检测工作的一部分时，检验检测机构要使用统计技术或按照与客户的约定方案进行抽样，以减小风险。
4.5.19.2建立并实施程序
建立了并实施《抽样控制程序》，明确抽样要求，规范管理整个抽样过程，确保检测结果的有效性。
4.5.19.3抽样方法
(1)有关标准、规范或合同对抽样方法和程序有规定时，按照有关规定进行抽样。
(2)没有抽样方法的规定，检验检测机构应制定具体实施抽样的方法和程序。
(3)应事先准备文件化的抽样计划和程序供抽样人员现场使用，现场应能获得相关文件。
(4)抽样过程应注意需要控制的因素，以确保检验检测结果的有效性。
4.5.19.4抽样记录
(1)抽样人员在现场应将必要的数据和操作过程记录在规定的表格中。
(2)如果客户要求偏离、添加或删节相关文件化的抽样程序，抽样人员应将变动情况详细记录。抽样偏离应记录在包含检测结果的所有文件中，并通知所有相关人员。
(3)抽样记录应包括足够信息，包括抽样程序、抽样人员识别、现场条件、被抽样品的信息等。
支持性文件
——抽样控制程序
4.5.20公司建立了《样品管理程序》，该程序对样品进行的运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理等过程进行控制，确保检测的有效性。技术文件在检测的地点应能够得到。
4.5.20.1如果客户要求偏离、添加、删节抽样方法、要求，而这些要求被接受时，应在本公司所有与客户要求的文件中体现，如委托单、合同变更单、变更通知单、结果报告等文件及记录中写明，并告知相关的检测人员。
4.5.20.2检测方案一般包括：检测目的和要求、结构类型、检测面积、检测位置、检测项目和比例、样品处理方法和要求、检测方法和依据、质量控制要求、检测结果的评价标准(需要时)、检测时间安排、提交报告的日期和对外委托情况等。对于常规、简单和例行的检测任务，检测方案可以简化。
4.5.20.3应有措施确保样品运输过程能保证样品性质稳定，避免沾污、损坏和丢失。样品接收、核查和发放各环节应受控；样品交接记录、样品标识应完整。若发现样品有异常，应如实记录，并通知委托方尽快采取相关处理措施，并重新检测。
4.5.20.4《样品管理程序》对检测样品的标识系统进行描述。无论用何种方式，样品标识应能在样品整个检测过程清晰的保留在检测样品上。标识系统的设计和使用应确保样品不会在实物上或在涉及的记录和其他文件中混淆(样品的唯一性标识不光只是编号，有时还包括反应出样品特性/特点/唯一性标志的照片、图片等图片信息)。
4.5.20.5所有样品在本公司接受下来前或开展检测前，都必须对样品状态进行确认，识别是否可以用于检测、是否与当前的建造或修复情况一致，并在相关记录中进行登记，包括任何异常问题或存在不符合检测方法中的规定情况的偏离，再根据《合同评审程序》要求确定是否受理，形成相关记录。当对样品是否适合于检测存有疑问，或当样品不符合所提供的描述，或对所要求的检测规定得不够详尽时，本公司应在开始工作之前问询客户，以得到进一步的说明，并记录下讨论的内容。
4.5.20.6样品防护
(1)用于保管、存放样品的区域应能保证样品在保存期间不应因为人员工作疏忽或环境设施问题或人员公正性问题或安全防护问题而导致受检样品在储存、处置、准备过程中退化、丢失或损坏，并在《样品管理程序》进行规定。
(2)当样品需要在规定的环境条件下检测时，应保持、监控和记录这些条件。
(3)当样品或其一部分需要安全保护时，应对存放和环境的安全作出安排，以保护该样品或样品有关部分处于安全状态和完整性。
支持性文件
——样品管理程序
——合同评审程序
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